E-ticaret ekibi için yapay zekâ kullanım politikası, kimin hangi araca hangi veriyi girebileceğini ve hangi çıktının yayına çıkmadan önce kimin onayından geçeceğini yazan, bir iki sayfalık bir iç kuraldır. Uzun bir uyum belgesi gerekmez. Ekibin her gün baktığı, net cümlelerden oluşan bir metin yeterlidir.
Politika yazılmadığında ekip kendi düzenini kurar. Biri kişisel hesabında müşteri şikâyetinin özetini çıkarır, bir başkası kampanya koşulunu yapay zekâya yazdırıp kontrol etmeden yayına alır. Yapay zekânın mağazanızda hangi işlerde gerçekten fayda sağladığını henüz netleştirmediyseniz e-ticarette yapay zekâ danışmanlığı yazımız bu kararı öncelik sırasıyla ele alır.
Politika hangi işleri kapsamalı?
Politika, ekibin yapay zekâyı fiilen kullandığı her işi kapsamalıdır: ürün açıklaması, kampanya metni, müşteri yanıtı taslağı, rapor özeti, ürün görseli düzenleme ve Excel formülü gibi teknik yardımlar. Kapsamı tahminle değil gözlemle belirleyin. Bir hafta boyunca ekipten, yapay zekâya ne yaptırdıklarını kısa bir tabloya not etmelerini isteyin.
Varsayımsal örnek: altı kişilik bir ekipte bu çalışma, pazaryeri sorularının yanıtlandığı iki ayrı kişisel hesap, muhasebe entegrasyonundan alınan bir sipariş dökümünün özetinin çıkarıldığı bir sohbet ve tedarikçi teklifinin çevirisi için kullanılan bir ücretsiz araç çıkarabilir. Politikanın ilk taslağı bu listeye göre yazılır. Hiç kullanılmayan bir senaryo için kural yazmak metni uzatır, okunma ihtimalini düşürür.
Yapay zekâ aracına hangi veriler girilmez?
Müşteriyi tanımlayan veri, kart ve ödeme bilgisi, şifre ve API anahtarı, tedarikçi sözleşmesi ve yayımlanmamış fiyat listesi onaysız araçlara girilmez. Bu cümleyi politikanın en üstüne yazın. Ekip "hangi veri kişisel sayılır" tartışmasına girmeden önce bu beş başlığı ezbere bilmelidir.
Dikkat: Pratikte en sık hata ekran görüntüsüyle yapılır. WhatsApp destek hattındaki bir yazışmanın ekran görüntüsü; müşterinin adını, telefonunu ve sipariş numarasını aynı anda taşır. Kural şu olmalı: yazışmayı metin olarak alın, ad, telefon, adres ve sipariş numarasını "Müşteri A", "Sipariş 1" gibi ifadelerle değiştirin, sonra araca verin. Müşteri verisinin hangi hukuki sebeple ve hangi aktarım kuralıyla işlenebileceği ayrı bir konudur; bunu müşteri verisi ve KVKK yazımızda ayrıntılı anlattık.
Hangi araçlar onaylı sayılmalı?
Onaylı araç, şirket adına açılmış, model eğitimi ve veri saklama ayarları yazılı olarak kontrol edilmiş araçtır; çalışanın kişisel hesabı bu tanıma girmez. OpenAI, ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise ve API gibi iş ürünlerinde girilen ve üretilen içeriği varsayılan olarak model eğitiminde kullanmadığını belirtir. ChatGPT Business için çalışma alanı yöneticilerinin konuşmaları görebildiğini, dışa aktarabildiğini ve silebildiğini, saklama süresini kontrol edebildiğini de yazar. [1]
Bireysel ChatGPT hesaplarında durum farklıdır. OpenAI'ın yardım sayfasına göre "Improve the model for everyone" ayarı kapatılmadıkça yeni konuşmalar model eğitiminde kullanılabilir; geçici sohbetler eğitimde kullanılmaz ama güvenlik amacıyla 30 güne kadar saklanabilir. [2] Kişisel hesapta bu ayar çalışanın elindedir. Google Workspace kullanıyorsanız Google, uygun Workspace sürümlerinde Gemini'ye girilen içeriğin izin olmadan alan adınızın dışında model eğitimi için kullanılmadığını açıklar. [3]
Bu sayfalar güncellenir. Onaylı araç listesine her aracın yanına kontrol ettiğiniz sayfanın adresini ve kontrol tarihini yazın. Yeni bir aracı ekibe açmadan önce aynı kontrolü tekrarlayın.
Hangi çıktılar insan onayı olmadan yayına çıkmaz?
Fiyat, kampanya koşulu, hukuki metin, müşteriye giden yanıt ve ürün özelliği iddiası, sorumlu kişi onaylamadan yayına çıkmaz. Yapay zekâ bu metinlerin taslağını hızlandırır; sorumluluğu taşımaz. Aşağıdaki tabloyu politikanın ekine koyabilirsiniz.
| İş türü | İzin | Onay |
|---|---|---|
| Ürün açıklaması | Onaylı araçta taslak; ürün belgesi eklenebilir | Kategori sorumlusu ölçü ve malzemeyi kaynakla karşılaştırır |
| Kampanya ve indirim metni | Taslak serbest | Fiyat ve koşulları pazarlama ile muhasebe birlikte onaylar |
| Müşteri yanıtı | Kişisel veri maskelenerek taslak | Destek sorumlusu gönderir; otomatik gönderim yok |
| Mesafeli satış, iade, gizlilik metni | Yalnız karşılaştırma ve sadeleştirme taslağı | Hukuk danışmanı onaylar |
| Satış ve reklam raporu özeti | Kişisel veri içermeyen toplu tablo | Hazırlayan kişi rakamları kaynak raporla doğrular |
| Ürün görseli düzenleme | Işık ve arka plan; ürünün kendisi değişmez | Ürün sorumlusu görseli gerçek ürünle karşılaştırır |
Ürün metinlerinde onayın nasıl yapılacağını ayrıca tarif edin. Yapay zekâ ile ürün içeriği kalite kontrolü yazımızdaki örnekleme yöntemi, yüzlerce açıklamayı tek tek okumadan hataları yakalamaya yarar. Sözleşme ve iade metinlerinde ise yapay zekânın rolünü karşılaştırma ile sınırlayın; e-ticaret sitelerinde bulunması gereken sözleşmeler listesindeki her metin hukuk onayından geçmelidir.
Yapay zekâ ile üretilen içerik için kayıt tutulmalı mı?
Evet, en azından iç kayıt tutulmalıdır: hangi içeriğin hangi araçla, kim tarafından üretildiği ve kimin onayladığı not edilir. Bunun için ayrı bir yazılım gerekmez. Paylaşılan bir tabloda tarih, iş, araç, hazırlayan ve onaylayan sütunları yeterlidir.
Kaydın değeri sorun çıktığında görülür. Varsayımsal örnek: Kasım indirimleri öncesinde 300 ürün açıklaması toplu hazırlandı ve iki hafta sonra bir üründe yanlış ölçü şikâyeti geldi. Kayıt, aynı partide hangi ürünlerin hangi kişi tarafından kontrol edildiğini gösterir; ekip yeniden incelemeyi yalnız o partiyle sınırlar.
Müşteriye dönük etiketleme ayrı bir karardır. Ürün metni, görsel veya müşteri yanıtı için açıklama yapıp yapmayacağınızı içerik türüne göre belirleyin; yasal bir yükümlülük doğup doğmadığını hukuk danışmanınızla değerlendirin.
Politika nasıl yürürlüğe girer ve güncel kalır?
Politikayı tek sayfalık kural metni, onaylı araç listesi ve otuz dakikalık bir ekip toplantısıyla yürürlüğe koyun; araç ayarları sık değiştiği için üç ayda bir gözden geçirin. Bir sorumlu atayın. Yeni araç talebi bu kişiye gelir, o da veri ayarlarını kontrol edip listeye ekler.
Tek sayfalık politikada bulunacaklar
- Araçlara girilmeyecek veri türleri
- Onaylı araçlar, hesap türleri ve kontrol tarihleri
- İnsan onayı olmadan yayına çıkmayacak çıktılar
- İçerik üretim ve onay kaydının nerede tutulduğu
- Gözden geçirme sıklığı ve sorumlu kişi
İpucu: İlk aylarda ihlali cezalandırmak yerine düzeltin. Bir çalışan kişisel hesabına müşteri yazışması girdiyse hangi adımın zor geldiğini sorun; çoğu zaman sebep, maskelemenin zahmetli olması ya da onaylı aracın yavaş açılmasıdır. Kuralı kolaylaştırmak, uyarı e-postasından daha çok işe yarar.
Ekibinizin yapay zekâyı hangi işlerde kullandığını, kullandığı araçları ve hesap türlerini yazının sonundaki formdan iletin; politika taslağını ve onay akışını birlikte hazırlayalım. WebAction'ın e-ticaret danışmanlığı hizmeti kapsamında ilk görüşmede mevcut iş listenizi ister, hangi işin hangi onaydan geçmesi gerektiğini sizinle birlikte çıkarırız.
Sık sorulan sorular
Çalışanların ücretsiz ChatGPT hesabı kullanması yasaklanmalı mı?
Kişisel veri, ticari sır ve yayımlanmamış fiyat içermeyen genel işler için izin verilebilir. Ancak eğitim ayarı çalışanın elinde olduğundan müşteri verisi ve şirket belgesi içeren her iş yalnız şirket adına açılmış, ayarları kontrol edilmiş araçlarda yapılmalıdır.
ChatGPT Business'a girilen veriler model eğitiminde kullanılır mı?
OpenAI'ın açıklamasına göre iş ürünlerinde girilen ve üretilen içerik varsayılan olarak eğitimde kullanılmaz; kullanıcı açıkça veri paylaşmayı seçerse durum değişebilir. Politikaya bu bilgiyi kontrol tarihiyle yazın. [1]
Bu politika KVKK uyumu için yeterli mi?
Hayır. Politika ekibin günlük davranışını düzenler. Müşteri verisinin hangi hukuki sebeple işlendiği, aydınlatma metni ve yurt dışına aktarım kuralları ayrıca değerlendirilmeli, gerekirse bir hukukçuyla netleştirilmelidir.
Üç kişilik bir ekipte de politika gerekir mi?
Gerekir, ama yarım sayfa yeterlidir: girilmeyecek veriler, onaylı araçlar ve onay gerektiren işler. Küçük ekipte aynı kişi birden fazla işi yaptığı için kimin neyi onayladığının yazılı olması karışıklığı önler.
Kaynaklar
- OpenAI — Enterprise privacy (iş ürünlerinde veri kullanımı ve saklama) (18.10.2026)
- OpenAI Help Center — Data controls in ChatGPT (18.10.2026)
- Google Workspace Yardım — Generative AI in Google Workspace Privacy Hub (18.10.2026)
İhtiyacınızı konuşalım, ilk adımı belirleyelim.
Talebinizi bırakın; ekibimiz ihtiyacınızı dinlesin ve uygun kapsamı paylaşsın.
- Ücretsiz ve yükümlülüksüz
- Çalışma saatlerinde geri arama
