Ayrı bir muhasebe programı satın almak ile vergi kayıtlarını ve faturaları usulüne uygun tutmak farklı konulardır. E-ticarete başlarken tüm işlemler için ücretli otomasyon gerekmeyebilir; ancak yasal belge ve kayıt yükümlülükleri devam eder. İşlem hacminizi, kanal sayınızı ve hata riskinizi değerlendirerek hangi işleri portal üzerinden, hangilerini entegrasyonla yöneteceğinizi belirleyin.
0 TL GİB e-Arşiv Portal'ın kullanım ücreti
%1 pazaryerlerinin satıcı ödemelerinden kestiği stopaj
5 yıl VUK'a göre belgelerin saklama süresi
Muhasebe programı ile ön muhasebe programı arasındaki fark
Muhasebe programı, yasal defterlerin (işletme defteri ya da yevmiye defteri ve büyük defter) tutulduğu ve beyannamelerin hazırlandığı yazılımdır; bunu çoğunlukla mali müşavirler kullanır. Ön muhasebe programı ise işletmenin kendi tarafında fatura, tahsilat, stok ve cari hesap takibini yapar, resmi defter tutmaz. E-ticaret satıcısının kendisinin ihtiyaç duyduğu genellikle ikincisidir.
Yasal olarak neler zorunlu?
Programınız olsun ya da olmasın, vergi mükellefi olarak şu yükümlülükler sizde kalır:
- Defter tutmak: İşletme türünüze göre işletme hesabı ya da bilanço esasında defter tutulur. Çoğu küçük işletme bu işi mali müşavirine yaptırır.
- Belge düzenlemek: 1 Ocak 2026'dan itibaren e-Arşiv'e kayıtlı olmayan mükelleflerin faturaları da tutarından bağımsız e-Arşiv olarak düzenlenir; basit usul ve işletme hesabında 2026 sonuna kadar 3.000 TL'yi aşan faturalar için geçerlidir. Ayrıntılar e-ticaret sitenizden fatura kesmek zorunlu mu yazımızda.
- e-Defter: TÜRMOB'un derlediği düzenlemelere göre e-Fatura'ya geçme zorunluluğu olan mükellefler, e-Fatura geçiş süresi içinde e-Defter'e de geçer. E-ticarette e-Fatura sınırı 500 Bin TL brüt satış hasılatıdır.
- Stopajı mahsup etmek: 1 Ocak 2025'ten itibaren pazaryerleri gibi aracı hizmet sağlayıcıları satıcıya yaptıkları ödemelerden %1 gelir veya kurumlar vergisi tevkifatı yapar. Kesilen tutar gelir ya da kurumlar vergisi beyannamesinde hesaplanan vergiden mahsup edilir, mahsup edilemeyen kısım iade edilir; bunun için pazaryeri hakediş raporlarınızın düzenli olması gerekir.
- Saklamak: Vergi Usul Kanunu'nun 253. maddesine göre belgeler beş yıl saklanır; Türk Ticaret Kanunu ticari defter ve belgeler için on yıl öngörür.
Üç çalışma biçimi
| Yöntem | Kime uygun | Artısı | Dikkat edilecek |
|---|---|---|---|
| Tablo + GİB portalı + mali müşavir | Az sipariş, tek satış kanalı | Ek yazılım maliyeti yok | Her fatura elle kesilir; verinin her ay eksiksiz iletilmesi gerekir |
| Ön muhasebe programı + mali müşavir | Düzenli satış, birden fazla kanal | Fatura, tahsilat ve stok tek yerde | Abonelik ücreti; e-ticaret altyapısıyla bağlantısı kontrol edilmeli |
| Altyapı + özel entegratör + ön muhasebe | Yüksek hacim, site ve pazaryeri birlikte | Sipariş, fatura ve stok otomatik akar | Kurulum ve ürün/vergi eşleştirmesi özen ister; hatalı ayar tüm faturalara yansır |
GİB, e-Arşiv başvuru kılavuzunda portal yöntemini ücretsiz yararlanma yöntemi olarak tanımlar. Yani programsız başlayan bir satıcı faturalarını ücret ödemeden düzenleyebilir; bedeli, her faturayı ekrandan kendisinin girmesidir. Portal ile özel entegratör arasındaki maliyet farkını e-fatura kontör fiyatları yazımızda anlattık.
Programsız başlamanın artıları
- İlk aylarda sabit yazılım gideri yok
- Kurulum ve öğrenme süresi gerekmez
- Az siparişte süreç sade kalır
Programsız başlamanın eksileri
- Fatura, stok ve tahsilat ayrı yerlerde tutulur
- Elle giriş hata riskini artırır
- Pazaryeri kesintileri ve iadelerin takibi zorlaşır
Programınız yoksa her ay ne tutmalısınız?
Programsız çalışmanın tek şartı, mali müşavirinizin ihtiyaç duyduğu veriyi eksiksiz ve düzenli iletmektir. Her ay sonunda şu kayıtları tek bir klasörde toplayın:
- Kestiğiniz tüm faturaların listesi ve numaraları
- Sanal POS ya da ödeme kuruluşu ekstreleri, komisyon kesintileri
- Pazaryeri hakediş raporları ve stopaj kesintileri
- Kargo faturaları ve iade kayıtları
- Ürün alış faturaları ve diğer gider belgeleri
- Ay sonu stok sayımı ya da stok listesi
Ne zaman programa geçmelisiniz?
- Faturaları elle kesmeye vakit kalmıyorsa: Günlük sipariş sayınız arttıkça portal ekranında geçen süre, bir entegrasyonun maliyetini aşar.
- Birden fazla kanalda satıyorsanız: Kendi siteniz ve birkaç pazaryeri varsa stok ve fatura takibini tek yerde toplamak hatayı azaltır.
- Hasılatınız 500 Bin TL'ye yaklaşıyorsa: e-Fatura ve e-Defter'e geçiş gelecektir; hazırlığı son aya bırakmayın.
- Farklı KDV oranlı ürünleriniz varsa: Ürün bazında vergi oranı eşleştirmesi elle yapıldığında hataya en açık alan budur.
Programsız başlarken 4 adım
- Bir mali müşavirle anlaşın Defter türünüzü, beyanname takviminizi ve hangi belgeyi hangi yöntemle düzenleyeceğinizi birlikte belirleyin.
- Fatura yönteminizi seçin Az siparişte GİB portalı, düzenli satışta özel entegratör.
- Tek bir kayıt dosyası oluşturun Sipariş, fatura numarası, ödeme ve kargo bilgisini aynı tabloda tutun.
- Aylık kapanış yapın Yukarıdaki kontrol listesini her ay aynı gün mali müşavirinize iletin.
E-ticaret altyapısı seçerken muhasebe ve e-fatura entegrasyonlarını da hesaba katmak, ileride programa geçişi kolaylaştırır. IdeaSoft, ikas, Ticimax, T-Soft, Shopify ve WooCommerce için kurulum hizmetimize, süreçlerinizi birlikte kurgulamak için e-ticaret danışmanlığı sayfamıza bakabilirsiniz. Pazaryeri kesintilerinin ayrıntısı için e-ticaret stopajı yazımıza göz atın. Defter türünüz, beyannameleriniz ve vergi yükümlülükleriniz için mutlaka bir mali müşavire danışın.
Sık sorulan sorular
E-ticaret için muhasebe programı kullanmak zorunlu mu?
Hayır. Zorunlu olan defter tutmak, fatura düzenlemek, beyanname vermek ve belgeleri saklamaktır. Defterinizi mali müşaviriniz kendi programında tutabilir.
Programım yokken faturayı nasıl keserim?
GİB'in portal yöntemiyle ücretsiz olarak e-Arşiv fatura düzenleyebilirsiniz. Portalda her fatura ekrandan elle girilir; sipariş sayısı arttıkça özel entegratör daha pratik olur.
E-Defter'e kimler geçmek zorunda?
e-Fatura'ya geçme zorunluluğu olan mükellefler e-Defter'e de geçer. E-ticarette bu zorunluluk 500 Bin TL brüt satış hasılatıyla başlar.
Pazaryerinin kestiği stopajı ne yapmalıyım?
Pazaryerlerinin 1 Ocak 2025'ten beri yaptığı %1 kesinti, gelir ya da kurumlar vergisi beyannamesinde hesaplanan vergiden mahsup edilir; mahsup edilemeyen kısım iade edilir. Hakediş raporlarınızı her ay mali müşavirinize iletin.
Kaynaklar
- GİB, 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği güncel metni (28.09.2026)
- GİB, Elektronik Arşiv Başvuru Kılavuzu (28.09.2026)
- TÜRMOB, e-Defter kimler kullanmak zorunda (28.09.2026)
- TÜRMOB sirküleri, aracı hizmet sağlayıcılar ile elektronik ticarette %1 tevkifat (28.09.2026)
- TÜRMOB, VUK'a göre defter ve belgelerin saklanma süreleri (28.09.2026)
