IdeaSoft Muhasebe Entegrasyonu: e-Fatura, e-Arşiv ve Sipariş Faturası Adım Adım (2026)

IdeaSoft muhasebe entegrasyonu, IdeaSoft siparişlerini muhasebe ya da e-fatura programına otomatik aktarıp faturayı oluşturan ve stok ile cari bilgisini iki sistem arasında eşleyen bağlantı işlemidir. Kurulum, panelin Uygulamalar bölümünde E-Arşiv & E-Fatura kategorisinden bir uygulama seçmekle başlar; programınızın hazır uygulaması yoksa API ile özel entegrasyon değerlendirilir. [2] Doğru yöntemi sipariş hacminiz, pazaryeri satışınız ve mali müşavirinizin kullandığı program belirler.

Vergi kuralları şirket türüne göre değişir. Aşağıdaki eşikler Kasım 2026 itibarıyla Gelir İdaresi Başkanlığı'nın tebliğ metninden okundu; kendi durumunuzu kesinleştirmeden önce mali müşavirinize danışın. IdeaSoft'u yeni açıyorsanız işlerin sırasını IdeaSoft'u adım adım kullanmayı anlattığımız rehberde bulursunuz.

e-Arşiv ve e-Fatura e-ticarette ne zaman zorunlu?

E-ticarette e-Arşiv ve e-Fatura zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 509 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ndeki ciro eşiklerine ve faturanın türüne göre belirlenir. Tebliğe göre kendi sitesinde ya da pazaryerleri gibi aracı hizmet sağlayıcıların sitelerinde mal ve hizmet satanlardan 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 500 Bin TL ve üzeri olanlar e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. [1] Geçiş, ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına, yani izleyen yılın 1 Temmuz'una kadar tamamlanır.

Ciro eşiğinin altında kalanlar için de kâğıt fatura dönemi kapanıyor. Tebliğin güncel haline göre e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin düzenlediği faturalar 1 Ocak 2026'dan itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak, GİB'in e-Belge portalından ya da özel entegratör sistemlerinden düzenlenir. [1] Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabına göre defter tutanlarda bu tarih 1 Ocak 2027'dir ve o güne kadar eşik vergiler dahil 3 Bin TL'dir. Satıcı da alıcı da e-Fatura kayıtlı kullanıcıysa aralarındaki fatura e-Fatura olur.

Genel e-Fatura eşiği ise 2022 ve sonraki hesap dönemleri için 3 Milyon TL brüt satış hasılatıdır. [1] Fatura kesmenin hangi durumlarda zorunlu olduğunu şahıs şirketi ayrıntılarıyla e-ticaret sitenizden fatura kesmek zorunlu mu sorusunu yanıtladığımız yazıda ele aldık. Hangi kuralın sizi kapsadığını mükellefiyet türünüz belirler; kararı mali müşavirinizle verin.

İnternet satışı faturasında hangi bilgiler zorunlu?

İnternet üzerinden yapılan satışın e-Arşiv faturasında, olağan fatura bilgilerine ek olarak "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi ve altı bilgi bulunmak zorundadır: satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi, mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı soyadı ya da unvanı ile VKN veya TCKN bilgisi, malın gönderildiği tarih ve iade bölümü. [1] Bu faturalar alıcıya elektronik ortamda iletilir.

İnternet satışı faturası kontrolü

• "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi faturada yazıyor.
• Satışın yapıldığı web adresi var.
• Ödeme şekli ve ödeme tarihi var.
• Gönderiyi taşıyanın adı ya da unvanı ile VKN veya TCKN bilgisi var.
• Malın gönderildiği tarih var.
• İade bölümü faturanın çıktısında yer alıyor.

Zorunlu alanlar IdeaSoft'ta farklı yerlerden beslenir: ödeme şekli ve tarihi ödeme kaydından, taşıyan bilgisi kargo tarafından gelir. Entegratör uygulamanızın bu alanları siparişten otomatik çekip çekmediğini ilk test faturasında kontrol edin. Kargo firması ve takip bilgisinin siparişe nasıl yazıldığını IdeaSoft kargo entegrasyonu yazımızda anlattık.

Malın yanında sevk irsaliyesi, e-İrsaliye örneği, sevk irsaliyesi yerine geçen e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısı ya da ÖKC fatura bilgi fişi bulunmalıdır. [1] Pratikte birçok mağaza faturanın çıktısını pakete koyar; çıktıdaki iade bölümü aşağıda anlattığımız iade akışında da işe yarar.

IdeaSoft'ta fatura hangi yöntemlerle kesilir?

IdeaSoft'ta fatura altı yoldan biriyle kesilir: panelin fatura modülü, GİB e-Arşiv Portal, E-Arşiv & E-Fatura kategorisindeki bir entegratör uygulaması, ön muhasebe uygulaması, IdeaSoft Connect Muhasebe ya da API ile özel entegrasyon. IdeaSoft fatura modülü, İçerik Yönetimi altındaki Fatura Ayarları ve Fatura Tasarımı sekmeleriyle matbu kâğıt fatura çıktısı almak içindir. [3] IdeaSoft'un belgesine göre sipariş üzerinden alınan kâğıt fatura çıktısı e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura oluşturmaz. [2]

IdeaSoft'un fatura belgesi, panelden kurulabilen e-Arşiv ve e-Fatura entegrasyonları olarak GİB e-Arşiv, QNB eFinans, EDM Bilişim, İnnova ve Dev Dönüşüm'ü sayıyor. [3] e-Fatura belgesinde ise BirFatura, EDM, Nilvera, Logo, Innova ve Paraşüt adları geçiyor; liste zamanla değiştiği için güncel durumu kendi panelinizden kontrol edin. [2]

Entegratör ve muhasebe programı nasıl seçilir?

Entegratör ve program seçimi, faturayı hangi sistemin keseceği ve stoğun hangi sistemde tutulacağı sorusuyla başlar. Mali müşaviriniz Mikro ya da Logo gibi bir programda defter tutuyorsa faturanın da o programda oluşması kayıt tekrarını önler. Muhasebeniz bulut ön muhasebedeyse Paraşüt ya da Logo İşbaşı gibi bir uygulama daha kısa yoldur. Stoğu tek bir sistemde yönetin, iki yerde elle tutulan stok bir süre sonra ayrışır.

Kontör ve paket maliyetlerini e-fatura kontör fiyatları yazımızda, programsız nereye kadar gidilebileceğini muhasebe programı olmadan e-ticaret yapılabilir mi yazımızda tarttık. ERP tarafında hangi verinin hangi sistemde yaşayacağını ERP ve e-ticaret entegrasyonu planlama rehberimizle planlayın.

IdeaSoft'ta e-fatura uygulaması nasıl kurulur?

IdeaSoft'ta e-fatura uygulaması, Uygulamalar bölümündeki E-Arşiv & E-Fatura kategorisinden seçilip kurulur ve entegratör hesabınızın bilgileriyle ayarlanır. Birinci adımda yönetim panelinde Uygulamalar bölümüne girin ve Tüm Uygulamalar sayfasını açın. İkinci adımda sağ üstteki Kategoriler alanından E-Arşiv & E-Fatura'yı seçin, fatura programınızın adını arayın ve uygulamayı satın alın ya da ücretsiz olanı kurun. [2]

Üçüncü adımda izin ekranında uygulamanın erişeceği bilgileri okuyup onaylayın, ardından uygulamanın ayar ekranına entegratör hesabınızın bilgilerini girin; yükleme tek başına yetmez. Dördüncü adımda küçük tutarlı bir test siparişi verin ve faturanın oluştuğunu, internet satışı ifadesinin ve zorunlu alanların doğru geldiğini kontrol edin. Beşinci adımda faturanın müşteriye e-postayla ulaştığını görün.

IdeaSoft'ta e-fatura uygulamasını beş adımda kurun

1. Uygulamalar'ı açın Yönetim panelinde Uygulamalar bölümüne girip Tüm Uygulamalar sayfasını açın.
2. Kategoriyi seçin Sağ üstteki Kategoriler alanından E-Arşiv & E-Fatura'yı seçip programınızı arayın.
3. Kurun ve izin verin Uygulamayı kurun, izin ekranını okuyun, entegratör bilgilerini ayar ekranına girin.
4. Test siparişi verin Faturanın oluştuğunu ve zorunlu alanların doğru geldiğini kontrol edin.
5. Teslimi doğrulayın Faturanın müşteriye e-postayla ulaştığını görün.

Hazır uygulaması olmayan bir program kullanıyorsanız IdeaSoft'un önerdiği yol, sağlayıcınızın API desteğini doğrulamak ve IdeaSoft API hizmetinin paketinizde olup olmadığını kontrol etmektir; API kapsamını IdeaSoft'un apisupport@ideasoft.com.tr adresine sorabilirsiniz. [2] Sipariş sayınız düşükse GİB e-Belge portalından elle e-Arşiv kesmek ücretsiz bir ara çözümdür: sipariş bilgilerini panelde açar, faturayı portalda oluşturur, indirip müşteriye e-postayla gönderirsiniz. WebAction resmî IdeaSoft iş ortağı olarak IdeaSoft desteği gerektiren uygulama ve API konularını ilgili birimlerle koordine eder; teknik çözümü IdeaSoft desteği verir.

IdeaSoft muhasebe entegrasyonunda stok ve cari nasıl eşlenir?

IdeaSoft muhasebe entegrasyonunda sipariş, stok ve cari, her verinin tek bir sistemde doğduğu ve diğerine kopyalandığı kurallarla eşlenir. IdeaSoft Connect Muhasebe'de bütün platformlardan gelen siparişler muhasebe programına otomatik aktarılır ve "faturalandırılacak" durumunda gönderilebilir. [4] IdeaSoft App Store'da IdeaConnect Muhasebe adıyla da listelenen bu çözüm için IdeaSoft'un çözüm sayfası Kasım 2026 itibarıyla Mikro, Logo, Netsis, Paraşüt, Nebim ve Akınsoft dahil 28 programı anlaşmalı olarak sayıyor. [4]

Cari tarafında aynı müşterinin her siparişte yeniden açılması sık görülen bir sorundur; Connect Muhasebe e-posta ve vergi kimlik numarasını kontrol ederek mevcut cariyi tekrar açmaz, siparişi onun üzerine ekler. [4] Stokta e-ticarete ayrılmış depoyu seçebilir, yalnız o depodaki stoğun platformlara gitmesini sağlayabilirsiniz. Fiyat ve stok değişiklikleri belirlediğiniz kurallara göre siteye ve pazaryerlerine dağıtılır.

IdeaSoft kurulumlarında muhasebe bağlantısının en sık stok kodu uyuşmazlığında takıldığını görüyoruz; bir tarafta büyük harf, öbür tarafta küçük harf ya da fazladan boşluk olduğunda ürün eşleşmez. Ürünleri aktarmadan önce IdeaSoft'taki ve muhasebe programındaki ürün listelerini stok koduna göre karşılaştırın, farkları tek tarafta düzeltin.

Pazaryeri siparişlerinin faturası nasıl kesilir?

Pazaryeri siparişlerinin faturası, fatura programının pazaryerine doğrudan mı yoksa yalnız IdeaSoft'a mı bağlı olduğuna göre üç yoldan biriyle kesilir. Program Trendyol ya da Hepsiburada'ya doğrudan bağlıysa IdeaSoft'taki Fatura URL Aktarımı kapalı kalabilir; program yalnız IdeaSoft'a bağlıysa bu ayarı açarsınız ve oluşan fatura bağlantısı pazaryerine otomatik gider. [5] Faturayı elle kesiyorsanız sipariş detayının üstündeki Fatura Linki Ekle düğmesiyle bağlantıyı yapıştırıp kaydedersiniz.

Pazaryeri ağırlıklı satıyorsanız IdeaSoft App Store'daki Elements Pazaryeri Entegrasyonu da bir seçenektir. FaturaHub'ın geliştirdiği uygulama Trendyol, Hepsiburada, n11.com ve Amazon TR dahil pazaryerlerinin siparişlerini tek ekranda toplar, GİB e-Arşiv Portal ve e-fatura desteği sunar, cari ile kasa ve banka hareketlerini Elements ERP'de tutar. [6]

İade ve iptalde fatura nasıl düzeltilir?

İade bölümü ve gider pusulası

İnternet satışında iade, müşterinin e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısındaki iade bölümünü doldurup imzalaması ve malla birlikte geri göndermesiyle belgelenir; tebliğe göre bu belge satıcının düzenleyeceği gider pusulasının yerine geçer. [1] İade bölümünde malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası ve iade edilen malın cinsi, miktarı, birim fiyatı ile tutarı yer alır. Alıcı e-Fatura kullanan bir firmaysa iade süreci farklı yürür; bu durumda belgeyi mali müşavirinizle belirleyin.

IdeaSoft tarafında, pazaryerindeki iptal ve iadeleri IdeaSoft siparişine taşıyan İptal ve İade Siparişlerini Aktar seçeneği Kasım 2026 itibarıyla "Yakında" etiketiyle duruyor. [5] IdeaSoft'un e-fatura belgesi iade faturasını ayrıca anlatmıyor; iade ve iptal belgesinin nasıl oluşacağını kullandığınız entegratörün ya da muhasebe programının desteğine sorun. [2]

Kurulumdan sonraki ilk ay

Fatura ve sipariş verisi düzenli aktığında elinizde ikinci siparişi getirmeye yetecek temiz bir müşteri geçmişi de birikir. Bu geçmişi kullanmak için izinli üyelere ikinci sipariş ve geri kazanma e-postası gönderen Roigo Touch mağazanın sipariş geçmişini okur, yalnız kampanya izni olan üyelere doğum günü, ikinci sipariş, tekrar dolum ve geri kazanma e-postaları gönderir; her e-postaya kişiye özel, tek kullanımlık bir kupon üretir ve sonucu e-posta almayan bir kontrol grubuyla ölçer. Kasım 2026 itibarıyla yalnız ideasoft mağazalarında ve üst pakette çalışıyor. Roigo'yu WebAction'la aynı çatı altındaki Alpnet Yazılım A.Ş. geliştiriyor; ekip olarak müşterilerimizde de kullanıyoruz.

İlk adımınız bu ay şu olsun: IdeaSoft'taki tamamlanan sipariş sayısını muhasebe programındaki fatura sayısıyla karşılaştırın, fark varsa eksik ya da çift kesilen faturayı sipariş numarasıyla bulun. IdeaSoft altyapınız ve pazaryeri kanallarınız için hangi fatura yolunun uygun olduğunu e-ticaret danışmanlığı kapsamında birlikte değerlendirebiliriz; kapsamın sınırı ön görüşmede netleşir. Stok, satış, fatura ve ön muhasebeyi tek yerde toplamak isterseniz kampanyalar sayfamızda Elements ERP için %20 indirim var; koşullar teklifte.

Sık sorulan sorular

Kaynaklar

• Gelir İdaresi Başkanlığı — 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği (güncel hali) (14.11.2026)
• IdeaSoft Yardım — E-Fatura ve E-Arşiv ile Fatura Kesme (14.11.2026)
• IdeaSoft Yardım — Fatura Ayarları (14.11.2026)
• IdeaSoft E-ticaret Çözüm Merkezi — ideasoft Connect Muhasebe (14.11.2026)
• IdeaSoft Yardım — Panel Üzerinden Pazaryeri Sipariş Yönetimi (14.11.2026)
• IdeaSoft App Store — Elements Pazaryeri Entegrasyonu (14.11.2026)

Yazar

Nevzat Nas

Proje ve Yazılım Geliştirme Uzmanı

• E-ticaret projeleri
• yazılım ve entegrasyon

Diğer yazıları →